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come organizzare eventi di successo

Come organizzare eventi di successo per la tua azienda

Oggi gli eventi aziendali rappresentano un importante veicolo di comunicazione in grado di elevare l’attenzione sul brand. Disporre di idee, risorse e strumenti per distinguersi con stile e originalità fa la differenza.

In questo articolo scoprirai come organizzare eventi di successo per dare più valore al tuo business.

Come organizzare eventi in modo professionale

Gli eventi aziendali costituiscono un eccellente strumento di marketing per sviluppare nuovi contatti, consolidare quelli esistenti e aprirsi a nuove opportunità di business.

Anche qualora lo scopo non sia quello di generare introiti o raccogliere fondi, si tratta comunque di occasioni importanti in grado di dare luogo a esperienze di valore tra i brand e le loro audience. Il ritorno di immagine, spesso difficile da quantificare, può essere ben più rilevante dell’immediato guadagno economico.

Congressi, convention, meeting, cene aziendali, manifestazioni no profit: le aziende organizzano ogni anno moltissimi eventi per celebrare anniversari, inaugurare una nuova sede, raccogliere fondi, lanciare un nuovo marchio o prodotto.

Ma come organizzare eventi di successo?

Al di là del tipo di manifestazione, un evento in grado di soddisfare le aspettative dei presenti non può prescindere dalla cura e serietà dell’organizzazione. Ancora una volta, è nella pianificazione dell’evento da ricercare la chiave del successo.

Organizzare un evento aziendale richiede tempo, risorse e strategia.

Per pianificare un evento che non deluda le aspettative occorre considerare moltissimi aspetti. Se vuoi organizzare un evento memorabile, non dimenticarti di:

1. Stabilire obiettivi, target e budget

come organizzare eventiIl primo step per pianificare un evento di successo è definire un brief accurato che evidenzi gli obiettivi, il target e il budget a disposizione. Si tratta di aspetti che possono sembrare banali, ma che occorre fissare nero su bianco per avere una visione realistica di ciò che può essere fatto in funzione delle proprie possibilità.

Stai pensando di organizzare un evento aziendale? Se si, quali scopi ti sei prefisso di raggiungere? Qual è il target a cui intendi rivolgerti? Vuoi organizzare un evento a cui parteciperanno solo i tuoi dipendenti o intendi coinvolgere i clienti attuali e/o potenziali?

Ogni aspetto legato all’organizzazione di un evento aziendale deve essere valutato in funzione di questi due elementi: obiettivi e target. L’investimento è un altro aspetto rilevante per la buona riuscita di un evento, ma non determinante. Anche piccoli eventi con un budget ridotto, se ben organizzati e gestiti, possono comunque portare a risultati soddisfacenti.

Ad ogni modo, è bene valutare in fase organizzativa se si può fare affidamento a finanziamenti pubblici o a sponsor che possono contribuire a coprire parte delle spese.

2. Scegliere la location

Una delle decisioni più importanti da prendere è la scelta della location.

Hai pensato a quale potrebbe essere la cornice ideale per il tuo evento? la sala congressuale di un hotel? una piazza storica? un giardino? una villa?

Quando si sceglie la location di un evento occorre effettuare un accurato studio di fattibilità e valutare elementi come l’ampiezza degli spazi, l’attrattiva del luogo, la presenza di eventuali barriere architettoniche, il costo e non ultimo, la funzionalità e la tecnologia offerta dalla location.

Pertanto è bene effettuare almeno un sopralluogo in fase progettuale per assicurarsi che tutto sia conforme alle proprie esigenze. Una volta scelta la location, occorre creare il contesto perfetto per l’evento.

In che modo?

Creando un’atmosfera coerente con il tipo di incontro. Se, per esempio, l’evento ha lo scopo di generare nuovi contatti, sarà opportuno assicurarsi che vi siano spazi flessibili per l’incontro e la socializzazione, che facilitino l’interazione tra i partecipanti. Rivolgersi ad un allestitore, se si hanno le possibilità, è il più delle volte la scelta migliore.

3. Generare engagement

Non bisogna dimenticare che ogni evento è costituito da tre momenti fondamentali: pre-evento, evento e post-evento. Gestire il contatto con i collaboratori o potenziali clienti durante l’evento è importante tanto quanto occuparsi della scelta della location e degli altri aspetti organizzativi.

Un elemento spesso trascurato dalle aziende è creare partecipazione.

Nel corso di un evento aziendale è importante prendersi cura degli ospiti e fare in modo che questi si sentano a proprio agio. Se l’evento si protrae per diverse ore è bene prevedere dei momenti di pausa (coffee break) e un buffet per intrattenere gli invitati.

Può capitare talvolta che le aziende organizzino un evento principalmente per rafforzare il senso di appartenenza dei propri dipendenti e consolidare l’adesione ai valori aziendali. In questi casi, più che mai, è importante trasmettere un’immagine positiva del brand e offrire un’esperienza gratificante.

Se invece si tratta di un’occasione importante per lanciare un messaggio ai propri clienti o a coloro che potrebbero diventarlo in futuro, può essere utile consegnare al termine dell’evento dei gadget promozionali; questi saranno senz’altro graditi e consentiranno di elevare la brand awareness e la popolarità del brand.

4. Promuovere l’evento

Per organizzare un evento di successo la comunicazione è indispensabile. Per i piccoli eventi o quelli che si svolgono internamente, cioè che coinvolgono unicamente i dipendenti aziendali, può essere sufficiente recapitare un classico invito accompagnato da una brochure o del materiale informativo.

Per i grandi eventi si può invece pensare di riservare parte del budget alla realizzazione di una vera e propria campagna pubblicitaria (tv, stampa, radio, affissioni, ecc.).

Se per esempio un brand organizza un evento di presentazione per il lancio di un nuovo prodotto, è bene che all’evento siano presenti i potenziali clienti ma anche opinion leader e media.

A seconda del target e della tipologia di evento si adotteranno soluzioni e strategie di comunicazione diverse. Oltre ai canali tradizionali, è consigliabile promuovere l’evento anche attraverso gli strumenti della rete, come i social network, che consentono di raggiungere il target in modo mirato.

Utilizzare questi strumenti anche nel corso dell’evento consente non solo di fornire informazioni aggiornate, ma anche di rafforzare il legame con il pubblico. Appare evidente come sviluppare un piano di comunicazione ad hoc per l’evento possa rivelarsi un ottimo escamotage dal punto di vista strategico.

Come abbiamo visto, il successo di un evento dipende dalla cura e dall’attenzione con cui è stato organizzato.

Formare e coinvolgere emotivamente coloro che hanno un ruolo attivo nella gestione e organizzazione di un evento è importante per la buona riuscita. Chi si occupa dell’organizzazione eventi deve avere una mentalità flessibile, saper gestire qualunque tipo di imprevisto e avere un’ottima capacità di problem solving.

Oggi esistono moltissime agenzie di comunicazione che operano nell’ambito dell’ideazione, progettazione e realizzazione di eventi offrendo servizi avanzati. Come abbiamo già detto, disporre di idee, risorse e strumenti per distinguersi con stile e originalità fa la differenza.

È la professionalità, l’entusiasmo e la fiducia, insieme alla passione e alla cura dei dettagli, che fanno di un semplice avvenimento un evento di successo.

 

Sei interessato a creare un evento per promuovere il tuo brand?

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Comments: 2

  • Shanewax 10 Giugno 2019 06:41

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    at any rate, I can shake the that non Asian women don consider me seriously, And treat me only as a fling/someone to date before they find a nice man of their own race. If I keep a balanced view to all races of women, I hurting my chances of finding “the person” (I never even met an asian dude engaged to be married to a nonasian woman irl), And rejections sting twice as bad because I wonder (“Is my race a factor in the rejection,). I didn consider this a couple years ago, But now that I entered my 30s and I want a serious relationship, I helps to but worry a bit.

    I large numbers of seriously considering excluding non Asian women from my dating life, And centering solely on Asian women (I had longterm success here). I think this strategy is probably a much better use of my hard work.

    nonetheless, I was curious if any Asian Men felt similarly and have top tips (Anyone is welcome to give their opinions as well)Where do you need dates? That’s probably going to be your biggest influence on how women view Asian men. I am Asian and dated mostly non Asian (I don’t have a real choices on race, Just proved that way) And am attached to a non Asian. I feel like it’s harder to date Asian women.

    Being a single Asian male is really cool nowadays thanks to pop culture and the rise of masculine Asian men in movies and tv shows. If you keep thinking that being Asian is a negative thing, it’s going to influence how you go about dating. my advice is to work on the things you can control (health, dieting, sanitation, attires style, and also so on) And don’t bother about the things you can’t. I can remember your doubts. I agree that being of various race does present an extra challenge at first. Most people tend to feel more comfortable approaching someone who looks familiar or shares something in common with them right away. I dont think these are racist, this is just instinct at play here. Your cultural backdrop may be a very big unknown area to them. nevertheless, If they can move past that initial fear of the unknown and learn you more, They realize we all basically alike apart from skin color. apart from that, If every thing has become still doesn work out, Your race isn’t the factor.

  • madeleineuh60 14 Giugno 2019 07:08

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